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【Microsoft Planner】タスクを割り当てられたり、コメントが付くとTeamsに通知する方法

どうも@akirasiraです。

仕事ではメールをなるべく辞めてTeamsでコミュニケーションを取るようにしています。

色々なアプリと連携することができ、Teams内でコミュニケーションを取る以外にも、タスク管理(Planner)やアンケート(Forms)を取ることができます。

 

 

タスク管理なら”Planner”がとても便利

Plannerは簡単で直感的にタスク管理をすることができるアプリです。

自分用のToDoや、チームでのタスク管理に重宝しています。

 

チームにPlannerを追加

Plannerを追加したいチャネルの上部の”+”を押します。

 

タブを追加から”Planner”を追加します。

 

もしここに出てこない場合は、右上の検索窓へ「Planner」と入力。

 

”新しいプランを作成する”を選択し、タブ名に任意の名前を付けて”保存”をクリック。

 

チャネルの上部に”Planner”が追加されました。

 

Plannerはこんな感じで詳細なタスクを作成することができます。

このあたりは直感的にわかるので、色々といじってみましょう。

 

Plannerが更新されたらTeamsに通知を飛ばしたい

チームメンバーとPlannerを使っていると、ステータスやコメントが更新されたらTeamsに通知を飛ばしたいと感じました。

メンバーに依頼をしたタスクの進捗をすぐに確認したいと思ったからです。

 

初めはパワーオートメイトを使って通知を飛ばそうと思ったのですが、トリガーが用意されていませんでした。

 

そこで、Plannerに備わっているメールへ通知機能を使ってTeamsへ転送することにしました。

 

Plannerの設定をする

Plannerのスケジュールと書いてある横の・・・をクリック。

 

”プランの設定”をクリックします。

 

「タスクが割り当てられたとき、または完了したときにグループにメールを送信する」にチェックを入れます。

これで、タスクが割り当てられたり、コメントが更新されたりするとメールが飛んでくる設定となりました。

 

Outlookの設定

タスクが割り当てられたりコメントが更新されたりすると下記のようなメールが飛んできます。

自分からメールが飛んでくるので変な感じです。

 

Outlookの「ホーム」タブから「移動」にある”ルール”をクリック。

 

”仕分けルールの作成”をクリックします。

 

Plannerから来たメールの上で”仕分けルールの作成”をクリックするとこのような画面になります。

”宛先が次の場合”にチェックを入れて、”詳細オプション”をクリック。

”次へ”をクリック。

 

”名前/パブリック グループへ転送する”にチェックを入れて、下のステップ2の”名前/パブリック グループ”をクリック。

ここにTeamsの通知をしたいチャネルのアドレスを貼り付けます。

 

Teamsのチャネルのアドレスはチャネルにある”・・・”をクリックして”メール アドレスを取得”を選択します。

 

”コピー”をクリックしてメールアドレスの取得が完了です。

 

 

取得したTeamsのアドレスを転送先にして”次へ”をクリックします。

 

例外条件は特に設定せず”次へ”をクリックして進みます。

”完了”を押して設定終了。

 

これで、Plannerにタスクを割り当てられたり、コメントが更新されたりするとTeamsへメッセージが飛ぶようになりました。

 

 

 

 

まとめ

今では仕事で開かない日はないTeams。

このTeams内で色々なことができるようになれば生産性向上すること間違いなしです。

なるべく通知はTeamsに一元化したいと思っています。

 

今回はPlannerでタスクが割り当てられたり、コメントが更新された際、Teamsへメッセージを投稿するようにしました。

パワーオートメイトでできなかったのでメールを転送するという方法にしました。

チームメンバー内でタスクを見える化することにより、業務負荷を分散させたり、抜け漏れがなくなりますのでおすすめです。

 

それでは!

 

番外編

メッセージから直接タスクを作成することもできます。

やり方は↓こちら。

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あきらしら

30代折り返し。三児の父。『気分よく生きる〜自分らしく個性を出せる生き方』がモットー。 自分の考えや興味の持ったことを発信したい、誰かの役に立ちたいと思いブログを開始。 好奇心の赴くまま自分が興味を持ったことを深堀し、記事にしています。 ブログは情報収集したものや考えをわかりやすくアウトプットする練習場所。

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