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【Power Automate】Plannerが更新されたらTeamsへ通知をする方法

どうも@akirasiraです。

仕事ではメールをなるべく辞めてTeamsでコミュニケーションを取るようにしています。

色々なアプリと連携することができ、Teams内でコミュニケーションを取る以外にも、タスク管理(Planner)やアンケート(Forms)を取ることができます。

 

また、パワーオートメイトを使って自動化することによって簡単にRPAを作ることができます。

パワーオートメイト(Power Automate)とは

Power Automate とは、業務プロセス自動化のためのRPA サービスです。複数のサービスやシステムをつなげて、予め設定したフローに則って自動的にプロセスを進められます。

Microsoft365相談センターより

 

パワーオートメイトがすごいところは豊富なテンプレートがあること。

 

プログラミングの知識がないとRPAはハードルが高いように思えますが、テンプレートがあるので簡単に自動化することができます。

 

タスク管理なら”Planner”がとても便利

Plannerは簡単で直感的にタスク管理をすることができるアプリです。

自分用のToDoや、チームでのタスク管理に重宝しています。

 

チームにPlannerを追加

Plannerを追加したいチャネルの上部の”+”を押します。

 

タブを追加から”Planner”を追加します。

 

もしここに出てこない場合は、右上の検索窓へ「Planner」と入力。

 

”新しいプランを作成する”を選択し、タブ名に任意の名前を付けて”保存”をクリック。

 

チャネルの上部に”Planner”が追加されました。

 

Plannerはこんな感じで詳細なタスクを作成することができます。

このあたりは直感的にわかるので、色々といじってみましょう。

 

パワーオートメイトで自動化

Plannerを作ることができたら、パワーオートメイトを開きます。

左から”テンプレート”を選択。

するとたくさんのテンプレートが出てきます。

 

「Planner Teams」と入力します。

 

 

”Plannerのタスク状態を更新したときに、チャネルに通知する”を選択します。

 

接続が完了したら”続行”をクリックします。

 

フォームのIDにはPlannerのIDを、通知するチームとチャネルには投稿したいチームとチャネルを選択します。

候補に出てこない場合は”カスタム項目の追加”から探します。

 

できたら”作成”をクリック。

 

これで自動化が完了しました。

 

タスクが完了されるとTeamsへメッセージが飛んできます。

 

 

まとめ

今では仕事で開かない日はないTeams。

このTeams内で色々なことができるようになれば生産性向上すること間違いなしです。

 

今回はPlannerでタスクが完了した際、Teamsへメッセージを投稿するようにしました。

パワーオートメイトを使うと簡単に自動化ができるので便利です。

 

チームメンバー内でタスクを見える化することにより、業務負荷を分散させたり、抜け漏れがなくなりますのでおすすめです。

しかし、メンバーがタスクを完了してもわからないためTeamsでわざわざ完了報告をしていました。

パワーオートメイトを使うことにより、自動でタスク完了の通知がTeamsに飛ぶようになります。

 

様々なテンプレートが用意されているので業務の効率があがりそうです。

 

それでは!

 

番外編

メッセージから直接タスクを作成することもできます。

やり方は↓こちら。

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あきらしら

30代折り返し。男児二人の父。自分の考えや興味の持ったことを発信したい、誰かの役に立ちたいと思いブログを開始。 好奇心の赴くまま自分が興味を持ったことを深堀し、記事にしています。 毎日更新を目標に、日々情報収集を行い、アウトプットをする練習をしています。 精神的にも身体的にも成長し、カッコいいおっさんになることが目標。

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