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OneNoteをチームで活用するポイント!

どうも@akirasiraです。

 

仕事でOneNoteを使っています。

チームで共有し、一つのノートに集約出来ますし、同時編集もできるので重宝しています。

ぼくがやっている効率よくチームでOneNote使う方法を共有します。

 

更新履歴を確認する

OneNoteを複数の人で使っているときに起こる問題が、「更新された箇所がわからない」ということ。

OneNoteが更新されたら通知が来るようにできないかと思い試しましたが、できませんでした。

誰かがノートを追記した際に「ノートを更新したので見ておいてください!」といちいちチャットでやり取りするのもわずらわしいな~っと思っていました。

 

変更箇所は一発で確認できる

更新したことをチャットで伝えなくても変更された箇所を一発で確認する方法があります。

「履歴」タブに更新履歴を確認するところがあります。

 

ここを見れば過去に更新をした履歴が確認できるので、複数の人でOneNoteを使っていても追記された箇所がわかります。

 

クイックアクセスツールバーに設定

「履歴」タブから選択してもいいのですが、パッと更新履歴を確認することができる方法があります。

 

この左上のところが”クイックアクセスツールバー”といいます。

よく使うものはここに表示することでタブを選択せずに使うことができます。

 

以前記事にした”スクリーンショット”と同じくよく使うものなので、クイックアクセスツールバーに設定をしています。

 

”クイックアクセスツールバー”の一番右の▼をクリックし”その他のコマンド”を選択。

 

コマンド選択から〔履歴〕タブを選ぶと”過去7日間…”がありますので”追加”を押して”OK”をクリック。

 

これで左上に追加されます。

ちなみにこの”クイックアクセスツールバー”は左から番号が打たれており、Alt(Macなら⌘)と数字を押すことでショートカットキーとして対応をしております。

下の場合だとAlt +2を押すと”過去7日間の更新履歴”を確認することができます。

 

この設定をするとものすごく時短となりますよ。

 

更新者の名前を変える方法

更新した人の頭文字がノートの右端に出ます。

 

何も設定を変更しないと”Windowsユーザー”となってしまいます。

これでは誰が更新したかわかりません。

そこで下記の通り設定を変更します。

 

左上の”ファイル”をクリック。

 

次に”アカウント”をクリックします。

”基本設定”の中の”Microsoft Officeのユーザー設定”から「ユーザー名」と「頭文字」を任意のものに変更します。

これで更新者の名前が変わります。

 

まとめ

OneNoteは無料で提供されているデジタルノートです。

とても使い勝手がよく、直感的に使うことができるので簡単にメモを取ることができます。

ワンドライブと連携させることで、クラウド上に保存ができ、いつでもどこでもメモを書き同期することができます。

 

また、複数のメンバーで同じノートを更新することができるので、議事録を取ったり、会議のメモなどをチームで共有することができます。

 

クイックアクセスツールバーを自分好みにカスタマイズすることで、さらに使い勝手も向上します。

複数でOneNoteを使う場合には”更新履歴”の確認が必須ですので、使い方をマスターしましょう。

それでは!

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あきらしら

30代折り返し。三児の父。『気分よく生きる〜自分らしく個性を出せる生き方』がモットー。 自分の考えや興味の持ったことを発信したい、誰かの役に立ちたいと思いブログを開始。 好奇心の赴くまま自分が興味を持ったことを深堀し、記事にしています。 ブログは情報収集したものや考えをわかりやすくアウトプットする練習場所。

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