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【Power Automate】Formsの回答が来たらTeamsへ通知する方法

2022-01-03

どうも@akirasiraです。

仕事ではメールをなるべく辞めてTeamsでコミュニケーションを取るようにしています。

色々なアプリと連携することができ、Teams内でコミュニケーションを取る以外にも、タスク管理(planner)やアンケート(Forms)を取ることができます。

 

 

Formsをご意見箱として活用

Formsのアンケート機能を活用し、問い合わせやご意見を集めています。

このとき、Formsへ投稿があったかどうかの通知がなく、定期的にFormsを覗きに行っていました。

 

メンバーの誰かが見ているだろうという思い込みもあり、見落とすこともしばしば・・・

 

そこで、Formsへ投稿があった際、Teamsへ通知を飛ばすようにしました。

こうすることで、チームメンバー全員がFormsに投稿があったことに気づくことができるようになりました。

 

パワーオートメイトを使って自動化

Formsに新しい投稿があった場合に通知をするにはパワーオートメイトを使います。

 

パワーオートメイト(Power Automate)とは

Power Automate とは、業務プロセス自動化のためのRPA サービスです。複数のサービスやシステムをつなげて、予め設定したフローに則って自動的にプロセスを進められます。

Microsoft365相談センターより

 

今流行のRPAってやつですね。

パワーオートメイトがすごいところは豊富なテンプレートがあること。

 

プログラミングの知識がないとハードルが高いように思えますが、テンプレートがあるので簡単に自動化することができます。

 

まずはチャネルの上部”+”からFormsを追加します。

 

このままではFormsに投稿があっても通知が来ません。

ここからパワーオートメイトを使ってTeamsへ通知を飛ばすようにします。

 

パワーオートメイトを設定する

パワーオートメイトはこちらから入ります。

 

左にある”テンプレート”をクリックします。

 

たくさんテンプレートが用意されています。

いろんなアプリとの連携ができ、使いこなすことができたらノーコードでかなりのことができそうです。

 

「Forms Teams」と入力しテンプレートの検索をします。

 

 

”フォームで新しい応答が送信された際に、チームに通知します”を選択しましょう。

 

接続が完了したら”続行”をクリックします。

候補に出てこない場合は”カスタム項目の追加”から探します。

 

FormsのフォームIDはURLに書いてあります。

https://forms.office.com/Pages/DesignPage.aspx?lang=ja&origin=OfficeDotCom&route=Start#FormId=************************

↑URLのFormId=以下なのでコピペします。

フォームのIDにはFormsのIDを、通知するチームとチャネルには投稿したいチームとチャネルを選択します。

できたら”作成”をクリック。

これでRPAが完成です。

 

”名前をつけて保存”から保存します。

 

 

Formsに回答をするとちゃんとTeams通知が飛びました。

 

ひと工夫でさらに使いやすくする

このままでも十分なのですが、もうひと工夫でさらに使いやすくします。

Teamsに飛んできたメッセージの”View response”を押すとFormsのサイトに飛びます。

できればクリックすると、ご意見箱の回答に直接飛ぶようにしたいです。

 

上はFormsに新しい投稿があったら、というトリガー(きっかけ)です。

今回は下の”Post adaptive・・・”を編集します。

 

”url”:”ここのアドレス”

url以下にあるアドレスをFormsの回答ページのURLへ変更します。

 

これでTeamsにきたメッセージから直接アンケート結果に飛ぶことができるようになります。

 

ちなみにこの部分のテキストを変えればメッセージが変わります。

 

「」というメッセージに変更してみます。

 

Teamsへのメッセージが変わりました。

 

まとめ

今では仕事で開かない日はないTeams。

このTeams内で色々なことができるようになれば生産性向上すること間違いなしです。

 

今回はFormsに投稿があった際、Teamsへメッセージを投稿するようにしました。

パワーオートメイトを使うと簡単にRPAが作れて便利です。

 

チームメンバー内で抜け漏れがなくなりますのでお試しあれ!

それでは!

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あきらしら

30代折り返し。男児二人の父。自分の考えや興味の持ったことを発信したい、誰かの役に立ちたいと思いブログを開始。 好奇心の赴くまま自分が興味を持ったことを深堀し、記事にしています。 毎日更新を目標に、日々情報収集を行い、アウトプットをする練習をしています。 精神的にも身体的にも成長し、カッコいいおっさんになることが目標。

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