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チャットツールで効率を上げるために気を付けたいこと5選!

2021-04-18

どうもakirasiraです。

みなさんは仕事でSlackやTeamsなどのチャットツールは使っていますか?
ぼくは3年ほど前からチームでSlackを使っており、昨年から会社に導入されたTeamsを使っています!
チャットツールってめっちゃ便利なんで、もうメールでの生活には戻れないなと思っています。

チャットツールで効率を上げるとは具体的にどういうことでしょうか?
何が目的でツールを導入するかを考えてみると答えが出てきますね。

 

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答えは、コミュニケーションの向上です!
特にコロナ禍においてリモートワークの機会が増えたことにより、意思疎通ができなくなったという話はよく聞きます。

コミュニケーションって、貯金のようなものなんですよね。
つまり、ある程度はコミュニケーションの貯金を切り崩しながら意思疎通ができるのですが、貯金がなくなってきたタイミングで、生産性が下がるのです。
そのためにコミュニケーションは密に取る必要があります。

そこでチャットツールの登場!というわけですね。
ところが、このチャットツールって使うだけで劇的にコミュニケーションが向上するというものではないんですよね~
チャットツール使ってるけど全然便利じゃない!って思っている人も多いんじゃないでしょうか?

今回、ぼくがチャットツールをチームに導入するにあたり、やっておいてよかったことをご紹介します!
ITリテラシーがそこまで高くないメンバーをどう巻き込んでいったか?という視点で書いています!

少しでも参考になれば幸いです!

 

運用やルールがキモ

まず意識しないといけないことは、運用やルールが超大事ということです!
必ず導入時にチームメンバーで認識を合わせておきましょう!

運用がルールがめちゃくちゃだとせっかくの素晴らしいツールも力を発揮することができません!
まずは基本となる運用ルールを決めておくことをおすすめします。
その後、みんなが慣れてきたタイミングでルールの追加や修正をすればOKです!

ここからは具体的に導入時に決めている5つのルールを紹介します!

 

ルール1.投稿する場所に注意しよう!

Slackだと『チャンネル』、Teamsだと『チャネル』ですね!
案件やテーマごとに場所を決めて投稿するようにしましょう!

一番だめなのはgeneralや一般になんでもかんでも投稿すること。
これ、あとから見返した時に何がどこにあるかわからなくなります!

メールで例えるなら、フォルダ分けですね!
受信ボックスになんでもかんでも残しておくとわけわかなくなりますよね!
投稿するときにちゃんとフォルダ分けされていれば後から見返すことも楽ですし、トークを追うことも簡単です!

ここは意識して投稿しないとメンバーが多いほどややこしくなっちゃいます。

メンバー全員にルールを守ってもらいましょう!

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ルール2.返信はスレッドを使おう!

これもやりがちですね。
誰かが投稿したトークに対しての返信は必ずスレッドを使う!

トークがずら〜っと下に伸びていくのはNGです!
LINEって使いやすいんですけど、トークが下にずら〜っと流れていくので後から見返しづらいですよね?

SlackやTeamsはスレッドという形で返信ができます。
慣れるまでは忘れがちになりますが、これを徹底しないとトークであふれるので後から読み返しにくくなります。

↑これはだめな例です。
下にズラ〜っと会話が続いていますね。
これはまだ一つの話題だからいいですが、この間に違う話題が入ったりしたら最悪ですね!

こっちがスレッドを使って返信したものです!
一番下をみてください。

今日は天気がいいですね!に対して6件の返信と書かれています。
この中には天気がいいという話題についての会話があるんだな〜って一目でわかりますよね!
これなら、違う話題を投稿しても混ざらずにスッキリです!

 

ルール3.絵文字でリアクションをしよう!

コミュニケーションをする上で、相手から反応がなかったら困りますよね?
投稿をみたのかな?理解している?この辺がわからないとコミュニケーションの抜け漏れとなる可能性が高くなりますね。

対面だと、言葉に出さなくてもうなずきや目線で相手が理解したか?や話を聞いているかっていうことはわかります。
相手のリアクションが見えづらい。ここがリモートでのコミュニケーションが難しい一番の理由です。

対面のコミュニケーションよりももっとリアクションをしないと相手には伝わりません。

そこで、絵文字を活用しましょう!
SlackもTeamsも絵文字でリアクションをすることができます!

LINEでも了解!と打たずにスタンプで返信することがありますよね!
それと同じです!

 

こんな感じです。
これのいいところはは投稿に対してリアクションができるというところです。
投稿がいいねボタンやスタンプで埋まらないので便利です。

1秒で相手に了解!という意志を伝えることができるのでガンガン絵文字でリアクションをしましょう!

やはりコミュニケーションは相手があって成り立つもの。
リアクションされたら嬉しい気持ちになりますよね。

会話をうながす相槌のような感覚でリアクションをすることを心がけましょう!

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ルール4.みんなで共有しよう!

チャットツールではDM(ダイレクトメッセージ)をすることができます。

誰かに用があるときについついDMで連絡を取ることがあるかと思いますが、基本はチャネル内でトークしましょう!

事務所で働いていると想定してください。
自分には直接関係のない話が色々と聞こえてくるはずです。

この、自分に直接関係のない話が聞こえる状態というのが実は超大切です!
チームのメンバーが今どんな案件を抱えているか?メンバーはどれくらい余裕があるか?
自分が抱えている案件とリンクすることはないか?
といった具合に意外なところで結びつきがあるものです。

対面で仕事をしているときは気にしていなかったようなことですが、リモートとなり物理的に距離ができ分断されることで情報が止まってしまうのですね。
ここもコミュニケーションが悪くなる要因です。

他の人にいえないこと(個人情報やプライベートな相談事など)以外はチャンネル内で会話をすることを心がけましょう!

ルール5.言葉に注意しよう!

最後は言葉に注意しよう!です。

web上で会話が生まれるよう、投稿しやすい雰囲気作りを心がけましょう!

対面で話をすることに比べて、感情が表現しにくい分冷たく捉えられてしまいがちです。
ここは以前にも記事に書いていますので、詳しくはこちらを参考にしてみてください。

ありがちな、『お疲れ様です。〇〇〜』みたいな、メールの定型文で使う挨拶は抜きにして、ダイレクトに要件だけを投稿しましょう!
その時に意識したいのが『感情3割増しで書く』ことです。

同じ言葉でも、相手の顔が見えないとどういうトーンで言っているのかがわからないのです。
なので、感情3割増しくらいがちょうどいいのです。

これはメールなどの文章にも言えることですね!
あえて、冷たい書き方をして本気度を伝えるというやり方もありますが。。。

 

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まとめ

チャットツールを使う上で運用がキモです!
ここをしっかりとチームで確認することが、生産性アップに繋がります。

チームメンバーでルールを確認し、リモートワークでの効率をあげよう!!

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あきらしら

30代折り返し。三児の父。『気分よく生きる〜自分らしく個性を出せる生き方』がモットー。 自分の考えや興味の持ったことを発信したい、誰かの役に立ちたいと思いブログを開始。 好奇心の赴くまま自分が興味を持ったことを深堀し、記事にしています。 ブログは情報収集したものや考えをわかりやすくアウトプットする練習場所。

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